Tietotermit 1: Tiedonhallinnan käsite ja selityksiä

Tiedonhallinnasta keskusteltaessa puhutaan usein aidoista, seipäistä ja joskus perunamaasta. Keskustelua helpottavat yhteiset ja selkeästi määritellyt termit, jolloin jaettu ymmärrys on mahdollista saavuttaa. Hyvä suomenkielinen lähde alalla on Tietotermit-ontologia:

Tiedonhallinnan käsitteet ovat keskeinen osa kielenkäyttöä kaikessa tietoon perustuvassa toiminnassa. Tietotermit on laajaan käyttöön tarkoitettu tiedonhallinnan terminologinen sanasto. Se sisältää noin 140 tiedonhallinnan tietotermiä määritelmineen ja käsitekaavioineen. Käsitekaaviot sisältävät linkkejä varsinaisiin käsitesivuihin. Sanasto sisältää käännökset ruotsiksi ja englanniksi.

Sanasto on Valtionvarainministeriön sanastoprojektissa tuotettu ja sen kehittäminen on jatkuva prosessi. Tavoitteeksi on ilmoitettu "selkeyttää viestintää ja tukea tiedonhallintaa ja yhteentoimivuutta nopeasti muuttuvassa tietoympäristössä."

Edellä mainittuja tavoitteita on helppo pitää tärkeinä ja selkeät käsitekaaviot helpottavat yhteyksien tunnistamista. Onkin syytä toivoa, että mahdollisimman moni organisaatio ottaa termit käyttöön ja esittää parannusehdotuksia

Käsite: Tiedonhallinta

tietoprosessien järjestäminen siten, että tietojen saatavuus, löydettävyys ja hyödynnettävyys eri tarkoituksiin pyritään varmistamaan tiedon elinkaaren ajan

Tiedonhallinta on siis tietoprosessien toteuttamista ja ohjaamista tietojen optimaalisen käytettävyyden varmistamiseksi niiden koko elinkaaren ajan. Tiedonhallinnan osa-alueita ovat sisällönhallinta, asiakirjahallinta (tai asianhallinta), tiedon säilytys ja  tiedon hävittäminen.

Sisällönhallinta kattaa tämän määritelmän mukaan muuhun kuin asianhallintaan eli päätöksentekoon ja päätösten valmisteluun liittyvän aineiston käsittelyn ja hallinnan. Sisältö samaistetaan tässä informaatioon eli tietoon. Asianhallinnan kohteena on asiakirjatieto eli asiakirjan tietosisältö ja metatiedot.

Tiedon säilytys ja hävittäminen tähtäävät tiedon eheyden varmistamiseen ja elinkaaren toteuttamisen suunnitellun toimintamallin mukaisesti. Käytännössä ohjaaminen tapahtuu tiedonohjaussuunnitelman mukaan, jossa on määritelty prosessit, joissa tieto syntyy, sekä säilytystiedot. Termiä tiedonohjaussuunnitelma, jonka malli julkishallinnossa on annettu suosituksessa JHS191, ei ole tässä Tietotermit-sanastossa. Termi olisi syytä lisätä sinne, erityisesti kun sähköisen käsittelyn myötä vastinetta tiedonhallintasuunnitelma käytetään myös yksityisellä sektorilla. Arkistolakiin perustuvan SÄHKE2-määräyksen voimassaoloaikaa on jatkettu tämän vuoden loppuun. Koska lainkin mukaan on siirryttävä sähköiseen pitkäaikaissäilytykseen eli paperiarkistoja ei tulisi enää käyttää, on lähivuosina odotettavissa päivityksiä tällä puolella.

Vaihtoehtoinen tulkinta

Kokonaisuuden voi jäsentään myös toisella tapaa, kun ajatellaan niitä toimintoina, jotka tulisi toteuttaa. Silloin tiedonohjaus aloittaa ketjun ja ohjaa tietosisältöjen kulkua koko niiden elinkaaren. Tämä tietysti edellyttää aiempaa laajempaa tulkintaa tiedonohjaukselle eli myös muiden tietokokonaisuuksien elinkaari tulee määrittää. Varsinaisia tiedonohjausjärjestelmiä on vähemmän ja usein suunnitelma integroidaan johonkin muuhun komponenttiin, mutta erillisellä palvelulla on omat etunsa.

Toiseksi kokonaisuuteen kuuluvat asianhallinta (päätöksenteko) ja dokumenttienhallinta (valmistelu ja tausta-aineistot). Sisällönhallintajärjestelmiä (Enterprise Content Management, ECM) on viime aikoina kehitetty voimakkaasti. Niiden avulla sisältöä ja dokumentteja voidaan tuottaa, löytää ja hallita tehokkaasti. Päätöksentekojärjestelmillä on monia lakisääteisiä vaatimuksia, joista lisää sarjan myöhemmissä osissa.

Datanhallinta tarkoittaa muun rakenteisen ja rakenteettoman tiedon hallintaa. Tähän kuuluvat tietokokonaisuudet, joita ei esitetä dokumenttimuodossa, olivatpa ne sisällönhallintakokonaisuuden osina tai muissa järjestelmissä. Erityisen tärkeää on tietää, missä muodossa tieto on ja missä se sijaitsee. Lähtökohtaisesti yhteistä perustietoa pitää hallita yhdessä paikassa ja muut osat vain esittävät sitä. Tätä varten tarvitaan integraatioita ja rajapintoja järjestelmien välille.

Lopuksi tiedon pitää myös löytyä eli käyttäjille pitää tarjota palvelu, joka etsii tietoa riippumatta siitä, missä se on. Tähän on luonnollisesti sovellettava sääntöjä siitä, saatko nähdä tiedon ja missä sen saa esittää. Joskus vastaus on se, että tieto on olemassa, mutta sitä pitää käsitellä jossain muualla. Toisaalta voidaan myös tarjota mahdollisuus käyttää ja muokata tietoa yhden tai muutaman käyttöliittymän kautta.

Varsinaisten tehokäyttäjien on varmasti edelleen käytettävä omia järjestelmiään tiedon ylläpitämiseen, eikä erillisistä järjestelmistä päästä vielä lähiaikoina eroon. Rajapinnat kuitenkin tehostuvat ja tekoäly sekä muut teknologiat tarjoavat apua tiedon kokonaishallintaan.

Lopuksi tulee muistaa, että tiedonhallinta tarkoittaa tietoprosessien järjestämistä tukemaan toimintaa ja tiedon hyödyntämistä. Tavoitetilaan on monta tietä, mutta kaikki ne edellyttävät tietosisältöjen ja tiedon käyttötapausten tunnistamista ja kuvaamista. Tämän jälkeen on vielä monta askelta ennen toteutusta, mutta niihin ei mennä nyt.

Sarjan seuraavissa osissa tarkastellaan muita ontologian tietotermejä ja avataan niiden suhteita.

Tämä teos on lisensoitu Creative Commons Nimeä 4.0 Kansainvälinen -lisenssillä.