Rakenteinen tieto digitalisaation mahdollistajana

Mitä on rakenteinen tieto?

Tieto on nykyään lähes kaiken toiminnan kehittämisen taustalla. Sitä on tarjolla niin paljon, että pelkät muistisäännöt ja henkilökohtainen tieto eivät riitä jaetun ymmärryksen muodostamiseen. On siis välttämätöntä mallintaa ja kuvata ympäristöä, toimijoita sekä toimintaa järjestelmällisesti ja tiivistää olennainen helposti omaksuttavaan muotoon. Metadata eli sisällön kuvailutieto on osoittautunut vahvaksi työkaluksi tiedonhallinnassa. Rakenteinen tieto koostuu tietopaketeista ja -alkioista, jotka vuorovaikuttavat toistensa kanssa. Kehittämistä tukeva tietomalli on hyödyllinen, kun se selittää organisaation toimintaa ja rakennetta sekä tukee tehtävien toteuttamista. Itse kehittäminen sisältää ainakin liiketoimintamalleja, sidosryhmäanalyysejä, rakenteiden ja tiedon malleja, perustiedon hallintaa ja jakelua. Lisäksi tarvitaan paljon työtä ja ajattelua.

Digitalisaatio on asioiden tekemistä uusilla tavoilla ja paremmin hyödyntämällä tietoa teknologian keinoin. Se ei ole pelkkää toimintojen digitointia tai asiakaspalvelun ulkoistamista koneille. Tiedon tulee löytyä helpommin ja nopeammin yhteisistä, jaetuista tietovarastoista, joiden väliset tietoyhteydet on toteutettava tietoturvan ja tietosuojan vaatimusten mukaisesti. Keskeisintä on se, että oikea tieto on olemassa.

Organisaation kehittäminen edellyttää aina toiminnan sekä tuotteiden kuvaamista ja niihin liittyvän tiedon tunnistamista. Toiminnan ohjaaminen ja valvonta tukevat tuloksellisuutta, jos ne eivät kuormita työntekijöitä. Kokonaisuutena järjestelmäpuolella voidaan valita kaksi vastakkaista lähestymistapaa. Voidaan tehdä jokaiseen tarpeeseen pieniä sovelluksia, joita on helppo käyttää, tai yleiskäyttöisiä palveluja, joilla monia tarpeita voidaan toteuttaa samankaltaisella logiikalla. Nämä eivät tietenkään sulje toisiaan pois, koska tarpeet vaihtelevat.

Rakenteinen tieto mahdollistaa myös tehokkaamman tiedon louhimisen ja automaattinen esiluokittelu onnistuu aiempaa paremmin jopa eri lähdejärjestelmien välillä. Avoimet ohjelmalliset rajapinnat voivat tuoda tiedon tuttuihin käyttöliittymiin ja prosesseihin, osin jopa rakenteettoman tiedon osalta samalla rikastaen sitä.

Parempi ymmärrys tiedosta tarjoaa myös väylän dokumenttimuotoisen tiedon vähentämiseen. Dokumenteissa tiedon ajantasaisuus, linkittyminen ja päivittyminen ovat vaikeasti hallittavia. Monissa organisaatiossa virallisia kokouspöytäkirjoja voidaan tuottaa rakenteisesti ja luotettavasti jo nyt. Seuraava askel olisi pyrkiä rakenteisesta tiedosta osin tai kokonaan tuotettaviin dokumentteihin useilla toimintoalueilla.

Jotta rakenteisesta tiedosta olisi hyötyä, siihen on voitava viitata helposti ja tiedon on oltava oikeellista, eheää ja ajanmukaista, jolloin tiedon muuttaminen yhdessä paikassa varmistaa sen päivittymisen sitä käyttävissä kohteissa, dokumenteissa ja tuotteissa, jos niitä ei ole lukittu. Toisaalta ohjeiden ja normien päivittäminen helpottuisi, jos samaa tietoa ei tarvitse syöttää pahimmillaan kymmeniin paikkoihin. Tämä ei onnistu, jos asiaa ei tutkita ja tietoa mallinneta. Sen jälkeen etenemispolku on kuvattava ja ryhdyttävä toteuttamaan muutoksen vaatimia askeleita.

Tekoälyä ja robotiikkaa ei voi ostaa 30 kilon säkeissä rautakaupasta. Jos emme ymmärrä, mitä teemme, ja osaa kuvata sitä, ongelmia voi syntyä nopeasti. Onpa kyse virastosta tai yrityksestä, liiketoimintaprosessien ajureiden, tuotteiden ja sisällön

ymmärtäminen on välttämätöntä. Tekoälyn hyödyntäminen on kriittinen menestystekijä, mutta huonosta datasta saa vain automatisoitua roskaa, josta tekoäly löytää jotain, mutta emme voi olla varmoja syntyvän alustavan tiedon laadusta.

Mitä tiedonhallinta itse asiassa onkaan?

Tiedonhallinta koostuu ohjausasiakirjojen mukaan tiedonohjauksesta, päätöksenteosta, dokumenttienhallinnasta ja arkistoinnista. Näiden lisäksi tarvitaan tietomassojen ja -alkioiden hallintaa (datanhallinta) sekä kyky etsiä tietoa (tietopalvelu) ja yhteydet muihin järjestelmiin. Suomalainen asiasansto- ja ontologiapalvelun FINTO:n Tietotermit 2016 (https://finto.fi/tt/fi) määrittelee tiedonhallinnan tietoa käyttävien prosessien kautta. Molemmat näkökulmat on tiivistetty alla olevaan kuvaan 1.  

Polku kohti digitalisaatiota

Digitalisaation edellyttämien muutosten toteuttaminen on usein työlästä ja vaikeaa, mutta saatavat hyödyt voivat olla arvaamattoman suuria. Muutos alkaa pienestä ja kokeilemalla päästään vauhtiin. Laajemmat muutokset vaativat johdon sitoutumista ja ohjausta sekä riittäviä resursseja toteutukseen. Toisaalta organisaatiokulttuurin on muututtava, jotta tietoa ja sen hyödyntämistä arvostetaan riittävästi.

Tietosisältö on tärkeämpää kuin esitysmuoto ja tiedon pitäisi olla organisaation kriittinen voimavara. Näin mahdollistetaan suorituskykyjen kehittäminen ja tiedolla johtaminen, jonka edellytyksenä on kyvykkyys jalostaa tietoa nopeasti ja luotettavasti sekä jakaa tieto käyttökelpoisessa muodossa.

Ketterät menetelmät ovat välttämättömiä muutoksien toteuttamisessa, koska kokonaisuuden riippuvuudet ovat niin monimutkaisia. Vaiheistuksen lisäksi muutosten seurannaisvaikutukset on analysoitava tarkasti ja työtä on seurattava ja johdettava hallitusti.

Tiedolla johtaminen

Kaiken edellä kuvatun tarkoituksena on mahdollistaa tietojohtaminen eli johtaminen siten, että edistetään organisaation kykyä luoda arvoa tiedolla ja osaamisella. Tähän tavoitteeseen voidaan päästä vain, jos tiedonhallinnan perusteet ja prosessit ovat kunnossa. Lähtekäämme yhteiselle matkalle!

Tämä teos on lisensoitu Creative Commons Nimeä 4.0 Kansainvälinen -lisenssillä.