Olipa kerran virasto - traileri

Viraston perustaminen

Tapahtuipa kerran kuvitteellisessa, mutta hyvin tutun oloisessa, maassa että parlamentti antoi lain ja sen päälle asetuksen Rakenteistamisvirastosta. Viraston tehtävänä on tuottaa koko valtionhallinnolle ja liittyville tiedontuottajille perusteet rakenteisen tiedon hyödyntämisestä toiminnassaan. Lisäksi virasto ohjaa tieto- ja käsitemallien kuvaamista ja vaadittavia elementtejä.

Yleisessä tapauksessa viraston olemassaolo ja tarkoitus perustuu lakiin ja mahdollisesti sitä täydentävään asetukseen. Kuvassa avoin kolmio suhdenuolessa tarkoittaa sitä, että edellä mainitut ovat tyypin perusteasiakirja tarkentumia. Muut nuolet ovat yleisiä suhteita, joissa nuolen suunta kertoo lukusuunnan eli esimerkiksi työjärjestys tarkentaa lakia tai asetusta ja asettaa organisaation rakenteen.

Yllä oleva kuva on hyvin karkea luokkakaavio, jossa luokat edustavat käsitteitä tyyppeinä, joiden kuvaus on luokan suorakulmion alaosassa. Normaalisti luodaan tätä tarkempia tyyppejä, joista tehdään tietomalleihin tietopaketteja. Paketeilla tai koosteille voidaan määritellä ominaisuuksia eli piirteitä, jotka on mahdollista käyttää muuttujina ja viittauksina tietoikannoissa. Sinne on vain vielä kovin pitkä matka.

Rakenteistamisvirasto

Palaamme Rakenteistamisvirastoon tulkitsemalla kuvan 1 luokkia ilmentymiensä kautta. Osa luokista määritellään tarkemmin sarjan seuraavissa osissa. Kuvassa 2 ominaisuudet ovat itse asiassa melkoisia tietokoosteita itsessään, eikä niillä siksi ole vielä tyyppiä ollenkaan. Tarkempi kuvaaminen edellyttäisi uusien käsitteiden ja vastaavien luokkien määrittelyä.

Kuva 2 esittää luokkien ilmentymiä, missä luokan nimi on kaksoispisteen jälkeen. Suhteiden osalta käytetään assosiaatiota, jonka luonnetta kuvataan teonsanalla. Kokonaisuus perustuu parlamentin heinäkuussa 2021 antamaan Lakiin Rakenteistamisvirastosta (666/2021)  ja hallituksen vastaavaan asetukseen (703/2021). Rakenteistamisviraston valmistelijat ovat tuottaneet viraston työjärjestyksen, jossa määritellään olennaisesta asiat eli organisaation tehtävät, rakenne ja toimivalta organisaatiossa.

Todellisuudessa työjärjestys on yleensä kattavampi, mutta nämä asiat pitäisi aina löytyä siitä. Työjärjestys voi joskus jättää tilaa organisaation osille alempien tasojen määrittelyyn ja erityisesti johtamisrakenteeseen sijoitettavien henkilötehtävien (vrt. tehtävänkuvaus) järjestely alemmilla tasoilla on yleensä henkilöstöhallinnollinen asia.

Organisaation tarkempi rakenne

Hallintorakenteella tarkoitetaan organisaation jakamista hierarkkisesti pienempiin yksiköihin, esimerkiksi osastoihin, sektoreihin tai tiimeihin. Hallintorakenne auttaa organisaation tehtävien osittamisessa ja toiminnan järjestämisessä.

Johtamisrakenteella tarkoitetaan ihmisten välisiä hierarkkisia johtosuhteita. Rakenne voi noudattaa organisaation rakenteita, mutta se ei ole välttämätöntä. Hierarkian alkiot eli henkilötehtävät kuuluvat aina johonkin organisaatioyksikköön.

Täytetty salmiakki suhteen "kuuluu" päässä tarkoittaa sitä, että henkilötehtävä on konkreettinen vain osana organisaatioyksikköä ja että organisaatioyksikköön voi kuuluu useita henkilötehtäviä. Organisaatioyksiköt ja henkilötehtävät sijoittuvat laajempaan kokonaisuuteen eli hallinto- ja johtamisrakenteisiin, jotka puolestaan jäsentävät organisaatiota.

Tässä vaiheessa tulee huomata, että kuvauksesta puuttuvat kaikki horisontaaliset eli poikittaiset tavat järjestää toimintaa organisaatiossa. Näihin palataan luonnollisesti sarjan myöhemmissä osissa, olipa kiinnostuksen kohde matriisiorganisaatio, prosessit tai hankkeet ja projektit.

Henkilöt organisaatiorakenteessa

Yleensä olemme tottuneet ajattelemaan organisaatioiden koostuvan henkilöistä, jotka toimivat organisaation eri osissa. Tällä näkökulmalla on kuitenkin merkittäviä haittapuolia organisaation toiminnan kuvaamisen ja tiedon automaattisen käsittelyn kannalta.

Jos henkilö on ensisijainen tietokooste organisaatiossa, on tehtävänhoitajan vaihtuminen erityinen haaste. Tämä on kuitenkin suhteellisen helppo kiertää, jos ymmärtää tehtävänkuvauksen olevan ihmiselle tarkoitettu paikka (positio) organisaatiossa. Silloin ihmiset sijoitetaan vastaaviin henkilötehtäviin johtamisrakenteessa ja siten myös hallintorakenteessa. Näin voidaan muodostaa monia yhteisiä ryhmiä toteuttaa osia roolipohjaisesta toiminnasta tietojärjestelmissä.

Lopuksi todetaan, että samasta syystä työjärjestyksissä ei pitäisi juurikaan viitatan ihimisiin kuin korkeintaan johtamisrakenteen ja muiden roolien täyttöä kuvaavassa osuudessa ja mahdollisesti henkilökohtaisten erityisvastuiden kuvauksissa, kun niitä ei voida periä roolilta.

Tämä jatkokertomus on vasta alussa. Matkalla on mutkia ja oivalluksia.