Olipa kerran virasto osa 3 - Organisaation ydinmalli

Tarinan aiemmissa osissa kävimme läpi sitä, miten organisaatioyksiköt muodostavat hallintorakenteen ja henkilötehtävät johtamisrakenteen, johon ihmiset voidaan sijoittaa. Molemmat rakenteet edustavat niin sanottua linjaorganisaatiota, jossa jokaisella on hallinnollinen esimies ja organisaatioyksiköt muodostavat hierarkian. Luonnollisesti on olemassa myös muita organisaatiopuita, joihin on voitava viitata.

Organisaatioiden koostaminen ja luokittelu

Olkoon organisaatio tässä organisaatiohierarkian alkio sekä organisaatiokokoelma joukko organisaatioita. Klassinen koko organisaatio on siten kokoelma, joka sisältää kaikki organisaatioalkiot annetun alkion alaisuudessa, mukaan lukien se itse.

Jotta alkioita voidaan luokitella, on oltava tapa liittää niihin sopivia ominaisuuksia. Järkevän leiman voi saada organisaation kaltaisella yleistyksellä, vaikkapa osastolla, joka on yleensä kohtuullisen korkealla hierarkiassa. Yksikkö on yleensä alempana ja sektori tai vastaava vielä alempana. Toisaalta kokoelmia voidaan myös luokitella sisällön mukaan.

Lopuksi aihiot voivat olla kokoelmien ylestettyjä jäseniä. Esimerkiksi jonkin organisaation osasto yleisesti, kun vastaava kokoelma ovat osastot siellä. Yhteenvetona on organisaatiomallin ydin

Kuva 1. Organisaatio ja sen suhteet sekä kokoelma ja aihio. Aihiolla on kolme tyyppiä.

Vaikka edellä jo kuvattiin olennaisimmat suhteet, tarvitaan nimeämiseen ja kuvailuun muutamia muita ominaisuuksia. Lyhenne ja nimi ovat tarpeellisia eri yhteyksissä. Näyttönimi kootaan yhdistelmänä ylemmän organisaation näyttönimestä ja virallisesta lyhenteestä, ellei organisaatio ole itse nimijuuri, jolloin nimi on pelkkä lyhenne.

Kuva 2. Organisaation ydinmallin luokkien ominaisuudet ja niiden tyypit.

Samanlaisen mallin voi tehdä myös henkilötehtävistä, jolloin päädytään rakenteeseen

Kuva 3. Henkilötehtävä ja sen suhteet sekä kokoelma ja aihio. Aihiolla on kolme tyyppiä.

Erityisesti hierarkia eli johtamisrakenne on jälleen puu. Samalla tavalla voidaan tuottaa tyyppejä (johtajat, erilaiset tehtävät) ja kokoelmia (alaiset, tiettyyn organisaatioon kuuluvat). Näiden avulla saadaankin organisaatiokokonaisuus tarkennettua varsin hyvin.

Hierarkkisuuden takia muutokset organisaatiossa tai esimieshierarkiassa propagoituvat tehokkaasti. Kukin alkio tietää vain seuraavan, mutta paljon enemmän voidaan päätellä seuraamalla suhteita. Samoin tyypeillä voidaan rajata halutut tehtävät organisaatioista ja niin edelleen.

Esimerkkejä organisaatioista ja niiden yhdistelystä

Otetaan esimerkiksi Valtion koulukodit (tässä myöhemmin VAKO), joiden organisaatiota ja ohjaussuhteita on kuvattu heidän verkkosivuillaan https://valtionkoulukodit.fi/yksikot/johtokunta/. Kuvauksen mukaan Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) sekä Opetushallitus ohjaavat koulukotien johtokuntaa, joka puolestaan valvoo ja ohjaa yksiköitä. THL ja Opetushallitus ovat puolestaan Sosiaali- ja terveysministeriön ja Opetusministeriön alaisia virastoja.

Näiden pohjalta on tuotettu tietokantan rakenne, jossa nämä yksiköt ovat. Johtokunta ja ohjaus sisältyvät organisaatioon VAKO.

Kuva 4. Valtion koulukotien kaikki organisaatioyksiköt. Tietojen lähde: Valtion koulukodit www-sivusto. M-Files on M-Files Oy:n tuote. Käyttötarkoitus esimerkkien havainnollistaminen.

Kokoelma, joka sisältää kaikki yksiköt on esitetty alla. Se on siis tietokannan kohde, jolla viitataan kerralla Valtion koulukoteihin kokonaisuutena käsitteen organisaatio merkityksessä.

Kuva 5. Kokoelma VAKO kokonaan, joka sisältää kaikki organisaatioalkiot Valtion koulukodeissa.

Ydinmallia voidaan myös selittää valitsemalla ilmentymät THL:n ympäristöstä. Oliot ovat siis luokkaa, joka on kaksoispisteen jälkeen.

Kuva 6. THL on tyyppiä virasto ja se kuuluu kokoelmaan THL kokonaan. Kokoelman tyyppi on Organisaatio kokonaisuutena.

Muita yhteyksiä organisaatioilla

Koksa yksi organisaatio on harvoin olemassa yksistään, voidaan tarkastella useita organisaatiojuuria, joilla ei ole ylempää organisaatiota. Edellä mainittu sosiaali- ja terveysministeriö esimerkiksi ohjaa Terveyden ja hyvinvoinnin laitosta sekä sen osana toimivaa tietolupaviranomaista (Findata). Samoin puolustusministeriö ohjaa puolustusvoimia.

Kuva 7. Organisaatiojuuret, joita on käytetty tarkasteluissa. Juurelle Osa organisaatiota on tyhjä. Rakenteistamisvirasto on sarjassamme käsitelty kuvitteellinen virasto.

Esimerkiksi puolustusvoimissa on niiden verkkosivujen Maavoimien osuudessa kerrottu hallintoyksiköt, jotka on kuvattu alla. Ne ovat kaikki itsenäisiä viranomaispäätöksiä tekeviä yksiköitä. Erityisesti Maavoimien esikunta ja Maasotakoulu ovat lisäksi sotilaslaitoksia.

Kuva 8. Maavoimien hallintoyksiköt.

Jos taas etsitään organisaatioita, joita toinen ohjaa, haetaan ensin ohjaavat organisaatiot

Kuva 9. Ohjaavat organisaatiot (välitulos).

Näistä edetään halutun organisaation ohjaamiin kohteisiin. Tässä on valittu THL:n ohjauksessa olevat.

Kuva 10. THL ohjaamat organisaatiot eli Valtion koulukodit ja Vankiterveydenhuollon yksikkö.

Näiden esimerkkien jälkeen päätämme organisaatioiden ydinmallin periaatekuvaan ja jatkamme seuraavissa osissa.

Kuva 11. Hallintorakenteen ja johtamisrakenteen luokkamallit ja keskeiset suhteet. Henkilötehtävä kuuluu aina johonkin (konkreettiseen) organisaatio[alkio]on.

Rakenteistamisviraston tarina jatkuu taas seuraavassa osassa.