Olipa kerran virasto osa 2 - Organisaatioiden hallintapalvelu

Vaikka yhteisen ymmärryksen jakamisen kannalta kriittisin suunta olisi pääkäsitteiden avaaminen, sarja tekee syrjähypyn kaltaisen datan ja rakenteen suuntaan. Valitsemme kohteeksi jo trailerissa mainitut organisaatioyksiköt ja henkilötehtäväalkiot.

Tarkemmin ottaen kohteena on se, miksi organisaatioiden hallinta voisi olla sekä palvelu että toiminto. Palvelu siksi, että on järkevää tarjota tuloksia laajasti eri tietojärjestelmille. Toiminto siksi, että jonkun täytyy niitä suunnitella ja ylläpitää. Yhteistä perusmallia voidaan myös rikastaa eri ympäristöissä.

Organisaatioiden hallinta

Organisaatioiden hallinnalla tarkoitetaan tässä toimintoa, jolla ylläpidetään yhteistä tietoa hallinto- ja johtamisrakenteista, mutta ei ihmisten sijoituksista niissä. Ihmisten asettelu on yksi osa henkilöstöhallintoa. Siten yksilöivää tietoa ihmisistä ei käsitellä, eikä tietosuoja ole merkittävä ongelma. Lähinnä kysymykseksi nousee, ovatko itse organisaatiot ja tehtävät salassa pidettäviä eri perusteilla.

Tiedon luokittelu

Perusteet salassapidolle ovat peräisin julkisuuslaista [Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)]. Tiedonhallintain [Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)] tultua voimaan lakiperusteet salassa pidettävän aineiston luokittelulle suojaustasoilla poistuivat, koska niitä ei erikseen mainita. Turvallisuusluokitelluilla asiakirjoilla tasot säilyivät valtioneuvoston asetuksen (1101/2019) nojalla TL-tasoina.

Tiedon luokittelu asiakirjoista ja tietovarannoista aina tietoalkioihin asti perustuu yhteen tai useampaan kolmikkoon, jossa luokitteluperuste yhdistää sille alisteisen luokituksen ja salassapidon perusteen, joka on käytännössä lain kohta, joka oikeuttaa salassapitämisen. Luonnollisesti on vielä mietittävä salassapidon kesto ja ihminen tekee arvioinnin esimerkiksi TL-tasoina, jotka perustuvat paljastumisesta aiheutuvan vahingon suuruuteen. Julkiselle tiedolle ei tietenkään tarvita perustetta, vaan se on tyhjä " ".

Organisaatioiden hallinnan rakennuspalat

Organisaatioyksiköt ja henkilötehtäväalkiot tulkitaan organisaatioiden hallinnan (OHA) peruselementeiksi, joita kutsutaan yleisnimillään. Organisaatio tulee aina sitoa organisaatiorakenteeseen, jolloin esimerkiksi olemassa olevia ja suunniteltuja rakenteita voidaan käsitellä riippumattomasti. Rakenne voi myös liittyä olennaisesti erilaiseen käyttötarkoitukseen.

Toinen tarkastelusuunta on se, että organisaatioita ja henkilötehtäviä kootaan kokoelmiksi, jotka antavat yhden yhteiset nimen kaikille jäsenilleen. Tämä

Lyhyesti sanottuna henkilötehtävät kuuluvat aina täsmälleen yhteen organisaatioon, joka on osa jotain organisaatiorakennetta. Toisaalta organisaatiokokoelma sisältää organisaatioita ja henkilötehtäväkokoelma henkilötehtäviä. Organisaatiot ja henkilötehtävät voivat kuulua mielivaltaisen moneen kokoelmaan, koska kokoelma tietää jäsenensä.

Kokoelmia voidaan muodostaa valitsemalla tai määrittelemällä tietokannassa oleviin tietoihin perustuvia hakuehtoja. Kokoelma voi olla staattinen, jolloin sisältö pysyy muodostamisen jälkeen samana, tai dynaamisia eli käytännössä tietyin välein päivitettäviä.

Lopuksi huomautus esimerkiksi käyttövaltuushallinnan tukemisesta. Koska ihmiset sijoitetaan henkilötehtäviin, voidaan organisaatioihin liittyvät ryhmät ylläpitää automaattisesti näiden linkitysten perusteella. Myös organisaatiokokoelmat tuottavat monimutkaisempia ryhmiä samaan tarkoitukseen.

Kun jostain saadaan määriteltyä toiminnan rakenteita ja niihin osallistuvien henkilötehtäviä, muodostuvat vastaavat ryhmät samalla periaatteella. Se on kuitenkin organisaation hallinnan perustoimintojen ulkopuolella.

Organisaatioiden hallinnan tietomallista

Useimmissa järjestelmissä on vaikka mitä tietoja käytettävistä luokista eli tietokoosteista. Tavoitteena on kuitenkin yksilöidä organisaatiot ja henkilötehtävät yksikäsitteisesti ja varmistaa, että hallintorakenne ja johtamisrakenne säilyvät niiltä osin kuin kokonaisuudesta jaetaan tietoa eri paikkoihin.

Tarvitsemme siis tiedot jo aiemmin sovittujen perusuhteiden muodostamiseen. Tässä välissä päätettiin lisäksi, että johtaja voi johtaa vain yhtä organisaatiota. Lisäksi johtajan tehtävä on käänteinen suhde suhteelle johtaa organisaatiota eli jälkimmäistä suhdetta ei pidetä yllä erikseen. Jos organisaation A johtajan tehtävä  on X, niin henkilötehtävä X johtaa organisaatiota A ja sillä selvä.

Näiden lisäksi kohteisiin tarvitaan tunnisteita ja yllä mainittu tiedon luokittelu. Tämän perusteella luokissa on seuraavat ominaisuudet.

Tiedon luokittelulla viitataan luokittelukolmikon arvoihin ja koodeihin, jossa koodi viittaa arvojen pysyvyyteen lakiperusteisena. Tunnisteiden lisäksi kohteilla on nimi, lyhenne sekä ulkoinen näyttönimi, joka voi olla esimerkiksi hierarkiasta johdettu yhdistelmä. Nimijuuri viittaa tasoon, jonka yläpuolelle nimeä ei kerrytetä. Nämä selviävät tarkemmin, kun päästään esimerkkeihin nimistä.

Kokoelmille on myös luotu vastaavat tietomallit, jotka ovat alla.

Aiemmasta poikkeavia ominaisuuksia ovat pääorganisaatio ja päähenkilötehtävä, jotka kertovat, että kokoelmalla on olennainen suhde niihin. Esimerkiksi tällaisista kokoelmista (sanallisesti kuvattuina) ovat  kaikki organisaatiot pääorganisaatiosta alas hierarkiassa tai suoraan päähenkilötehtävän alaisuudessa olevat henkilötehtävät. Jäsenluettelot sisältävät organisaatiorakenteen tunnisteen sekä listan siihen viittaavien jäsentensä tunnisteita kuten alla

Näiden tietojen avulla kohdejärjestelmät, joille tiedot on jaettu voivat muodostaa alkuperäisen rakenteen kanssa identtisen rakenteen syövereissä. Tunnisteiden avulla voidaan myös raportoida tietoa organisaatioista ja henkilötehtävistä ympäristöjen välillä siten, että tiedetään vastaavuudet.

Siten toisistaan erilliset organisaatiot voisivat keskustella yksikäsitteisesti keskenään. Esimerkkinä voi olla vaikka viraston raportointi osastojen ja yksiköiden tasalla ministeriöön, kun sinne on viety ajantasainen rakenne virastosta. Ministeriö ei todennäköisesti tarvitse kuin pienen osan henkilötehtävistä eikä alimpia organisaatiotasoja, koska alaisia ei johdeta yksilötasolla.

Näihin kuviin ja tunnelmiin päätämme osan 2 sarjasta Olipa kerran virasto.