Olipa kerran virasto osa 1 - Toimija toteuttaa toimintaa

Viime kerralla näimme, että kun kuvitteellinen valtio oli perustamassa rakenteistamisvirastoa, todennäköisesti vuoden 2022 alusta lukien. Trailerissa näimme, että olennaista oli rakenteiden määrittely. Mutta pelkät organisaatiorakenteet eivät tuota mitään. Pitää olla tehtäviä ja tapoja toteuttaa toimintaa. Näitä tutkitaan tässä osassa.

Toimija toteuttaa toimintaa ja muutakin

Merkinnöistä edelleen sen verran, että assosiaatioihin on lisätty lukusuunta. Esimerkiksi hallintorakenne jäsentää organisaatiota. Avoimet kolmiot liittyvät edelleen yleistyksiin ja erikoistuksiin eli prosessi on erikoistus toiminnan rakenteista.

Käymme seuraavaksi läpi tämän kokonaisuuden. Laatikot ovat käsitteitä, joiden nimi on yläosassa ja selite alaosassa. Mikäli ennen käsitteet nimeä on jotain ja kaksi kaksoispistettä, kyseessä on alkuperäisen paketin nimi Perusteet. Samoin yleisempi, mutta kuvasta piilotettu tyyppi näkyy nimikentässä eli Perusteasiakirja. Systeemisuunnittelun (engl. Systems engineering) perinteiden mukaisesti mallinnus alkaa hyvin yleisestä näkymästä, jota tarkennetaan vähitellen. Käsitteiden määritelmät ovat hyvin yleisiä ja muotoilut pääosin itse asetettuja. Poikkeuksia ovat organisaatio (Tieteen termipankki), prosessi (JHS-152) ja projekti (Adapro).

Tässä on neljä pääkäsitettä ja neljä suhdetta niiden välillä. Suhteet ovat

1. Toimija toteuttaa toimintaa.
2. Toimija sijoittuu toiminnan rakenteisiin.
3. Toiminta luo tuotteita.
4. Toiminta hyödyntää toiminnan rakenteita.

Toiminta muuttaa todellisuutta ja tuottaa tuloksia, joita voidaan pitää tuotteina. Onkin tärkeää erottaa toimija (subjekti), toiminta (aktio) ja toiminnan kohde todellisuus (objekti). Tuotteet ovat jollain tavalla jatkokäytettäviä tuloksia, joita voidaan arvioida. Minimissään tuote osoittaa, että jokin asia on tehty tai taso saavutettu. Toiminnan muotoja ja tulosten arviointia avataan myöhemmin, koska niillä on liityntä myös organisaation tavoitteisiin. Osa käsitteistä myös avautuu hiukan eri tavalla toiminnan rakenteena kuin toiminnan tyyppeinä.

Toiminnan rakenteet

Toiminnan rakenteen tyyppejä ovat puolestaan trailerissa käsitellyt hallinto- ja johtamisrakenne sekä prosessi, projekti, palvelu, toimiala, toiminta ja järjestelmä. Jälkimmäiset puolestaan avautuvat moniksi alikäsitteiksi jatkossa.

Hallinto- ja johtamisrakenne mahdollistavat toiminnan suunnittelun niin sanotun linjaorganisaation kautta. Siinä organisaation osilla on hierarkkisesti tarkentuvat tehtävät ja vastuut toiminnasta ja liiketoimintamallin osista. Lisäksi johtamisrakenne antaa yksittäisille toimijoille päätös- ja ohjausvaltaa toisiinsa ja tehtäviin nähden. Valtionhallinnossa ja virastoissa päätökset tekee yksittäinen henkilö virka-asemaansa liittyvän roolin kautta. Vastuuta on myös esittelijällä, jonka tehtävänä on tuoda esille olennaiset tiedot ja varmistaa, että päätösvalta asiassa on päättäjällä.

Prosessi

Prosessit ovat toistuvia toimintoja (vaiheita) ja resursseja, joiden avulla syötteet muutetaan tuotteiksi. Lisäksi olennaista on käytettävissä oleva ja syntyvä tieto. Käytännössä prosesseissa on ylätasolla prosessikartan omaisia suuria linjoja, jolloin tuotteet ovat hyvin geneerisiä.

Pari tasoa alempana voidaan yleensä tunnistaa vaiheita ja ketjuja, joissa syötteet ja tuotteet voivat olla organisaatioille tai muille toiminnan rakenteille vastuutettuja paketteja, jotka jalostuvat osaksi suurempaa näkemystä ja tulosta.

Alimmilla tasoilla prosessi ovat käytännössä työnkulkuja, joissa lähtötilanteesta päästään erilaisin vaihtoehdoin lopputilaan, jossa päätös tai muutos on tehty tai jätetty tekemättä. Laatujärjestelmät tukevat voimakkaasti prosessien yhtenäistämistä ja kuvaamista.

Käsitteellisesti työnkulkujen suunnittelu, kuvaaminen ja toteuttaminen on helpointa, mutta niissäkin tulee huolehtia siitä, että kuvaustapa ja käytetyt objektit ovat johdonmukaisia. Muutoin tuotetaan vain kivoja kuvia vailla sisältöä.

Projekti

Projektissa olennaisinta on sen kertaluonteisuus ja tarkoitus tuottaa määrätty tulos tai muutos. Projektia varten luodaan oma organisaatio yleensä linjaorganisaation ja ulkoisten resurssien avulla. Projektin etenemistä ohjaavat usein portit, jotka pitää läpäistä jatkoluvan ja resurssien saamiseksi riippuen käytetystä projektimallista.

Projektien vaikuttavuuden kannalta erittäin tärkeää on se, että linja- tai muu organisaatio ottaa tulokset vastaan ja käyttöön. Joskus teknisesti ja muutenkin loistavat tulokset jäävät pölyttymään kaappeihin, koska viestikapulaa ei kyetty vaihtamaan.

Palvelu

Palvelussa tuottaja lupaa sitoutuu toimittamaan korvausta vastaan jotakin asiakkaalleen. Toiminnan rakenteena palvelu viittaa palvelujen luokitteluihin ja osituksiin sekä niiden järjestemistä varten luotuihin rakenteisiin.

Toisaalta toiminnan alaluokkana on vastaavasti palvelutoiminta, joka on palvelujen tuottamiseen liittyvää toimintaa, joka muuttaa ympäröivää maailmaa.

Toimiala vs. toiminto

Toimiala on yhden tai useamman toiminnon toteuttamista varten muodostettu kokonaisuus. Joskus toimialat voivat yhtyä erityisesti toimijoiden roolien osalta organisaatiorakenteeseen, mutta yleensä ne ovat poikkileikkaavia kokonaisuuksia esimerkiksi talous, henkilöstöhallinto tai johtamisjärjestelmät.

Toimialat voidaan jakaa pienempiin osiin, mutta jakoa ei tule tehdä mielivaltaisesti. Alatoimialat vastaavat toimialan selvästi erillisistä osavastuista, joten ne on kyettävä määrittelemään.

Toiminto eli funktio on toiminnan tyyppi ja toiminnan rakenteena se tarkoittaa tämän tekemisen järjestelyyn tarvittavaa koneistoa. Toimintoja ovat esimerkiksi tutkimus ja sen tarkemmat lajit, asiantuntijatoiminta ja mittaustoiminta. Pitäisikö kuitenkin asettaa toiminnan erikoistumiseksi, vaikka tätäkin tulkintaa jossain käytetään? Ehkä toimiala riittäisi.  

Järjestelmä

Toiminnan rakenteena järjestelmä tarkoittaa teknistä tai fyysistä kokonaisuutta, jolla voidaan tukea toimintaa. Kyseessä ei siis ole yleinen systeemiajattelun merkitys järjestelmälle.

Järjestelmiä ovat siten erilaiset tietojärjestelmät päätöksentekojärjestelmästä toiminnanohjausjärjestelmiin ja mittaus- sekä analyysijärjestelmiin. Samoin fyysiset koneet materiaalin käsittelystä säteilyn havaitsimiin ovat järjestelmiä, jos niillä on rooli toiminnan toteuttamisessa.

Järjestelmien jakoa tyyppeihin ja niiden liitosta toimintaan ja rakenteisiin käsitellään tarkastellaan sarjan tulevissa osissa.

Toimijasta tulokseen virastossa

Kaikki edellä kuvattuja rakenteita luodaan sitä varten, että toimintaa voidaan johtaa organisaatiossa ja tulokset olisivat mahdollisimman hyviä. Joka tapauksessa toiminnalla on tarkoitus ja muutokset

Virastolla on aina lakisääteisiä tehtäviä ja niiden toteuttaminen muodostaa osan syntyvistä tuotteista. Jos tutkimus kuuluu näihin tehtäviin, tulee toteutuksessa noudattaa tieteen käytäntöjä ja usein reunaehdot vaikuttavat myös voimavarojen, erityisesti rahoituksen hankintaan.

Tiedon hyödyntäminen toiminnassa ansaitsee oman tarkastelunsa, mutta oikealla tiedolla on merkittävä vaikutus tulosten laatuun ja hyödynnettävyyteen. Tapaamme vielä.