Miksi tietomallinnusta tarvitaan?

#tietomallimies jupisee osa 3

Mallit ovat viestinnän välineitä osa 1

Tästä se alkoi taas. Eli ystäväni kertoi minulle, että puolihuolimattomasti levittämäni tietomallit ovat kyllä täysin oikeita, mutta tavattoman vaikeita ymmärtää tavalliselle tallaajille. Otetaanpa siis askel taakse ja yritetään avata sitä, miksi seuraava malli on tarpeellinen.

Tietotyypit Organisaatio, Henkilötehtävä ja Henkilö sekä tärkeimmät suhteet niiden välillä

Kuvassa on siis kolme laatikkoa ja viisi nuolta sekä lukuja, jotka ilmaiseva millaisesta suhteesta on kyse. Se on kuitenkin erittäin ilmaisuvoimainen, koska niistä käy suoraan ilmi, millaisia rakenteita osasista voidaan muodostaa.

Jokainen luokka on siis tietopaketti, joka täsmälleen niin monimutkainen kuin tarve vaatii. Suhteita voidaan määritellä myös omina tietopaketteinaan, jos varsinaiset luokat on pidettävä selkeinä. Oikeasti kyse on vain tiedon tallentamisen paikasta sekä valinnoista tiedon hakemisen kannalta.

Luokat eivät ole niitä olioita, joita käytetään tietokannoissa edustamaan todellisia asioita. Yllättäen sellaisia sanotaan luokan ilmentymiksi tai instansseiksi. Niitä käytetään esimerkiksi kuvaamaan organisaatioita, joista keskustellaan. Jokainen organisaatio siis on oma alkionsa, joka voidaan hakea erilaisten hakuehtojen avulla. Erittäin tärkeä näkökulma

Organisaatioiden ydinmalli

Organisaatioiden tärkein ominaisuus on se, että ne muodostavat oman hierarkiansa, jonka huipulla on ylin organisaatio, jolla ei ole liityntää on osa -suhteen kautta. Käytännössä juuriorganisatioita voi olla vaikka kuinka monta, esimerkiksi eri yhtiökonsernit kuten Nokia, Sanoma, Apple, Samsung.

Organisaatiolla on tasan yksi ylempi organisaatio ja sillä voi olla useita alaorganisaatiota.

Otetaan esimerkiksi kuitenkin edellä käytetty puolustusvoimien organisaatiokaavio. Lähteenä on käytetty puolustusvoimien julkista verkkosivustoa. Tarkastelu kohdistetaan ainoastaan Pääesikuntaa ja sen alaisia sotilaslaitoksia koskeviin osuuksiin. Puolustusvoimien logistiikkalaitosta käsitellään organisaatiokaaviossa omana kokonaisuutenaan teknisistä syistä. Alla oleva organisaatiokaavio ja valinnat selittyvät Pääesikunnan kuvauksen tiivistelmän virkkeillä.

Pääesikuntaan kuuluu kymmenen osastoa, sisäinen tarkastusyksikkö ja Pääesikunnan kanslia.
Pääesikunta johtaa viittä laitosta.

Pääesikunnan ja alaisten laitosten organisaatiokaavio sekä Pääesikuntaan kuuluvat osastot.

Kiinnostuneille todettakoon, että Pääesikunta ja sen alaiset sotilaslaitokset ovat viranomaispäätöksiä tekeviä hallintoyksiköitä. Logistiikkalaitoksen osat ovat myös omia hallintoyksiköitään, jolloin hallintoyksiköt ovat samalla tasolla. Hierarkia selä yksiköiden nimet on vahvistettu listana hallintoyksiköiden osastojen tasolle.

Tämä kaikki syntyy siis pelkästään pienen luokkaa Organisaatio esittävän kuvan perusteella. Alussa esitetty kuva kertoo myös sen, että henkilötehtävät kuuluvat aina johonkin organisaatioon ja organisaation johtajaa edustaa henkilötehtävä. Näihin palataan seuraavassa kappaleessa.

Organisaatioista voidaan muodostaa myös kokoelmia, joiden kaikilla jäsenillä on jotain yhteistä tai jotka muodostavat yhdessä jonkun kokonaisuuden. Edellisestä kuvasta tällaisia kokoelmia olisivat esimerkiksi Pääesikunnan alaiset sotilaslaitokset, Pääesikunnan osastot ja Puolustusvoimien logistiikkalaitoksen alaiset hallintoyksiköt. Kaksi jälkimmäistä muodostuu suoraan hierarkian kautta jos organisaatio täyttää ehdon on osa Pääesikuntaa tai osa Puolustusvoimien logistiikkalaitosta. Sen sijaan ensimmäinen seuraa yllä olevasta lainauksesta 2.

Olkoon nyt kokoelman ja organisaation suhde kuten seuraavassa kuvassa

Organisaatiokokoelma sisältää organisaatioita.

Alla olevassa kuvassa kohteen nimi on ennen kaksoispistettä ja luokka sen jälkeen.

Kokoelma Pääesikunnan alaiset sotilaslaitokset ja sen jäsenet

Seuraavassa vaiheessa organisaatioille voidaan antaa lisää ominaisuuksia ja kehittää niiden rakennetta sekä luoda nimeämiskäytäntöjä hierarkian avulla. Olennaisinta on kuitenkin se, että organisaatioihin voidaan nyt viitata ja niitä voidaan hyödyntää eri tarkoituksissa.

Henkilötehtävän ydinmalli

Henkilötehtävät muodostavat johtosuhdehierarkian ominaisuuden esimiehen tehtävä avulla. Ylimmillä johtajilla ei ole esimiestä tässä hierarkiassa, vaikka käytännössä aina löytyy joku tai jokin taho, jolle ollaan vastuullisia. Näitä voivat olla esimerkiksi konsernin toimitusjohtaja tai viraston ylijohtaja.

Henkilötehtävän olennainen suhde on tieto esimiehen tehtävästä.

Terävät lukijat huomaavat heti, että toistaiseksi on määritelty kaksi toisistaan riippumatonta hierarkiaa eli organisaatiot ja tehtävät. Niiden välille määritellyt suhteet sitovat ne toisiinsa. Syy hierarkioiden erottamiselle on ilmeinen. Usein ajatellaan, että yrityksen tai viraston organisaatio on jonkinlainen laatikkoleikki, johon sijoitetaan ihmisiä. Jokaisessa organisaatioyksikössä on yksi johtaja, joka on myös muiden esimies.

Toiminnanohjausjärjestelmissä tällainen ajatus on kätevä, koska tehtävät ja niitä hoitavat ihmiset saadaan kätevästi laatikkojen sisään. Edellisen kappaleen nojalla jo organisaatiorakenne voi olla sellainen, ettei tämä enää olekaan totta ja silloin linjasta poikkeavat esimiessuhteet aiheuttavat harmaita hiuksia kaikille.

Osa puolustuvoimien esimiesketjusta samalla alueella kuin edellisessa kappaleessa esitetään alla olevassa kuvassa

Pääesikunnan päälliköt alaiset sekä sotatalouspäällikön ja strategiapäällijkön alaisia tehtäviä.

Kuvasta ilmenee, että logistiikkalaitoksen johtaja on suoraan Pääesikunnan apulaisesikuntapäällikön (PV Sotatalouspäällikkö) alainen, kun taas tutkimuslaitoksen johtaja on Pääesikunnan suunnitteluosaston päällikön alainen. Siten tehtävien johtosuhteet ja varsinainen organisaatiohierarkia ovat selvästi erilaisia.

Asioiden laadun ja niiden välisten suhteiden hahmottaminen onkin yllättävän hankalaa. Siksi puolustusvoimien hallintoyksiköiden johtosuhteita saatetaan esittää kuvalla, jossa on laatikoita, joiden otsikot ovat henkilötehtäviä. Luonnollisesti siellä on myös tehtäviä, jotka eivät itsessään johda mitään organisaatiorakennetta kuten PV Sotatalouspäällikkö. Siinä ei paljon auta, vaikka heille olisi luotu oma alkionsa, jos toisaalla sanotaan, ettei sellaista organisaatiota ole.

Vielä hankalammaksi menee, kun Pääesikunnan ja itse asiassa kaikkien hallintoyksiköiden rakenteita aletaan kuvata. Jostain syystä malliksi on otettu toiminnanohjausjärjestelmän rakennealkiot, vaikka organisaatiohierarkia on määritetty toisaalla. Kaiken huipuksi näiden rakenteiden kuvaamiseen halutaan usein käyttää myös hierarkiattomia, varsin mielivaltaisia lyhyitä numerokoodeja, jotka saattavat siirtyä organisaatiolta toiselle.

Pääesikunnan johtosuhteita.

Organisaatioiden ja henkilötehtävien väliset suhteet

Tämän tarinan alussa olevan kuvan mukaan organisaatio tietää, jos sillä on johtaja. Toisaalta jokaisen henkilötehtävän on kuuluttava johonkin organisaatioon. Palautetaan siis mieleen, millaiset johtosuhteet Pääesikunnan ja alaisten laitosten päälliköiden välillä vallitsevat

Pääesikunnan päällikön alaisketju osastopäälliköihin ja alaisten laitosten johtajiin saakka.

Toisaalta itse Pääesikunnan organisaatiorakenne on edelleen 10 osastoa, sisäinen tarkastusyksikkö ja kanslia. Tietoa voidaan pakata samaan kuvaan hyödyntämällä edistyneempää merkintätapaa organisaation johtajan tehtävän osalta.

Pääesikunta osastoineen. Kunkin organisaatioyksikö johtaja näkyy organisaation ominaisuutena.

Pääesikunnan päällikön suorat alaiset kuuluvat organisaatioon Pääesikunta, vaikka kanslian päällikön osalta voitaisiin tulla myös tulokseen, että tehtävä kuuluu kansliaan.

Pääesikunnan johdon tehtävät ja niiden sijoitus organisaatiorakenteessa.

Miksi tietomallinnus onkaan tärkeää?

Tietomallinnusta ja -malleja tarvitaan yhteisen ymmärryksen löytymiseksi ja välittämiseksi. Tietomallien kautta tietokokonaisuuksien ilmentymät voidaan tunnistaa ja kuvata tietokantoihin. Tietokantaoliona niihin voidaan viitata ja niitä voidaan käyttää uudelleen.

Käytännössä mallinnus on välttämätön, mutta ei riittävä osatekijä toimivien järjestelmien rakentamisessa. Keskustelu jatkukoon seuraavissa osissa, joissa malleja laajennetaan, jolloin niiden avulla voidaan automatisoida ja korvata manuaalista työtä.

Lopuksi muistutetaan, että kaikenlaisen tiedonvaihdon kannalta tieto datan muodosta on kriittinen edellytys sen siirtämiselle järjestelmien välillä sekä yhteisen tiedon rikastamiselle.