Mikä tekee tiedonhallinnasta niin vaikeaa toteuttaa? Miksi meillä on silti toivoa?

1. Kulttuuri

Useimmat meistä eivät halua muutoksia omaan toimintaympäristöönsä. Hierarkkisisssa organisaatioissa tämä piirre korostuu merkittävästi, koska itse organisaatio vastustaa kaikkia muutoksia. Halutaan toimia kuten ennenkin, eikä mahdollisen muutoksen etuja kyetä näkemään. Toisaalta myös hyötyjen yliarvointi suhteessa tarvittavaan työmäärään on valitettavan yleistä. Erityisesti, kun pannaan kaikki yhden kortin varaan hypen huumassa.

Muutokset ovat hyviä, kunhan joku toinen tekee kaiken työn ja tarjoaa ratkaisun. Oikeastaan edes tarpeiden kyselyllä ei saisi häiritä, vaan ajatusten lukeminen on ainoa sopiva menetelmä. Miten kenelläkään ulkopuolisella voi olla kykyä tunnistaa tarpeitamme, ellei tyydytä geneerisiin, kaupan hyllyltä saataviin työkaluihin. Mutta niiden muokkaaminen jälkikäteen se vasta kallista on.

Lopuksi ratkaisu ei saisi muuttaa sitä, mitä minulta vaaditaan. Eli toimintalogiikka ei saa muuttua edes paremman toimivuuden mahdollistamiseksi. Tämä antaa hyvät lähtökohdat kehittämiselle, kunhan ohjeistamisen parantamistoiminnallisuuden seuranta ja tarkastukset priorisoidaan muun toiminnan edelle.

2. Tiedostot, kansiot ja rakenteeton tieto

Ihmiset rakastavat tiedostoja, koska niitä on helppo käsitellä eri ohjelmilla. Kansiot taas ovat hyvin suoraviivaisia ja helposti omaksuttavia, koska niillä on vastineensa reaalimaailmassa. Tiedostojen versionhallinta ja löytäminen voivat muuttua haasteellisiksi, koska samaa tiedostoa ei kansiojärjestelmässä voi käsitellä kuin yksi käyttäjä. Ja tiedon ajantasaisuuden varmistaminen on oma haasteensa. Kuka ottaa tiedoston ja minne palauttaa?

Tiedon uudelleen käytettävyys on haastavaa. Tiedon muoto ja sisältö muuttuvat koko ajan, koska se on proosaa, esitysgrafiikkaa tai taulukoita kunkin tapahtuman tai tilaisuuden perusteella. Oikean version löytäminen ja jakaminen ovat ihan oma lukunsa, mutta toiminnan vapaus ohittaa tällaiset hörhöilyt.

Rakenteettomuus on tie hauskuuteen. Saman asian eri tavalla kirjoitetut versiot helpottavat arkistointia ja löytämistä. Esimerkiksi hallinnonalan ministeriön tai viraston nimestä voi löytyä kymmeniä eri versioita jopa virallisista asiakirjoista. Suurempi ongelma on se, etteivät nämä oliot tiedä tietonsa luonnetta tai sen liityntöjä. Vaikka rakenne paistaa silmiin ja häikäisee, ei se vain järjestelmille näy.

3. Liiketoiminnan (vast.) kuvaaminen tai sen puute

Jos organisaatio tietää, mitä varten se on olemassa ja mitä tavoitteiden saavuttamiseksi tehdään, ollaan jo pitkällä. Edelleen kehittäminen ja uteliaisuus ovat välttämättömiä arvoja, ellei liiketoimintamalli ole riittävän yksinkertainen ja varmatoiminen. Ja silloinkin ympäristöä on seurattava.

Suuremmissa organisaatioissa kaikki edelliset saattavat hämärtyä tai olla vain pienen vähemmistön tiedossa. Miten tietoa voidaan jakaa? Ovatko prosessit ja toimintamallit sekä työnkulut jaettua tietoa vai onko niitä ollenkaan? Totta kai ylläpito ja hallinta monimutkaistuvat, kun suhteita on paljon, mutta se ei ole peruste näistä asioista luopumiselle.

4. Tietojärjestelmien kehittämisen vaikeus

Tietojärjestelmät ovat monimutkaisia ja niiden väliset tietovuot ja integraatiot kasvattavat haasteita eksponentiaalisesti. Edelleen tietoturvan ja -suojan kanssa pitää olla tarkkana, joten olemassa olevan muuttaminen voi tuntua vaikealta. Muuten mikään ei kuitenkaan kehity.

Jos käyttäjät ja omistajat eivät saa kerrottua, mitä ja miksi järjestelmän pitää tehdä, ollaan äkkiä pulassa. Kun tähän yhdistetään kaupalliset prosessit ja niiden hitaus tai yksityisellä puolella investointien vaatimat perustelut, muuttuu helppo vaikeaksi ja haastava erittäin vaikeaksi.

Kun muistetaan vielä dokumentointi, koulutus ja jalkautus suhteessa edellisiin kohtiin, monia alkaa jo pelottaa. Onko tiedonhallinta vain liian vaikeaa?

Miksi ei ole syytä vaipua epätoivoon?

1. Johtaminen

Tulos on yleensä hyvä, jos organisaatiota ohjataan oikeaan suuntaan jaettujen arvojen ja tavoitteiden avulla, Tiedonhallinnalle johtamisen  työkaluna pitää löytää oma paikka ja tiedolla johtamisen  arvostuksen on kummuttava tavoitteiden saavuttamisen parantumisesta.

Tiedon käyttäminen organisaation prosesseissa ja niiden seurannassa tukee sellaista strategista johtamista, jossa alemmilla tasoilla on riittävä toiminnan vapaus sekä tieto omien tavoitteiden yhteydestä suurempiin kokonaisuuksiin. Tällöin tiedon saatavuus, eheys ja ajantasaisuus ovat kriittisiä mahdollistajia.

Toisaalta johdon on myös huolehdittava siitä, että organisaation toiminta ja järjestelmät noudattavat lakeja ja helppoja virheitä tietosuojan ja -turvan kanssa ei saa tehdä. Näiden arvojen pitää läpäistä koko organisaatio ja se on huomioitava myös toimittajien ja palveluntuottajien kanssa asioitaessa, jotta asiakkaiden luottamus säilyy.

2. Teknologia

Viime vuosina monet teknologiat ovat saavuttaneet kypsyystason, jossa niistä alkaa olla merkittävää hyötyä tiedonhallinnassa. Tekoälyn kapasiteetti erilaisissa tunnistus- ja luokittelutehtävissä on usein ihmistä parempi, jos sille tarjotaan riittävät aineistot opettelua varten. Toisaalta mekaaninen esiluokittelu on työtä, jota kasvavien tietomassojen takia ei enää voida tehdä ihmisvoimin. Jonkun muun on löydettävä kiinnostavat tapaukset, joita tutkitaan toisilla työkaluilla tai asiantuntijoiden avulla.

Robotiikan ja analytiikan mahdollisuudet ovat myös kasvaneet huimasti. Mekaanisia työvaiheita voidaan automatisoida ja suuresta massasta voidaan etsiä poikkeamia, joiden perusteella käynnistetään tarvittavat toimet. Visualisointi- ja muut analytiikkatyökalut auttavat päätöksenteossa ja prosessien ohjaamisessa, kunhan ymmärretään, mitä kannattaa mitata ja mitä tiedolla tehdään.

Rakenteisen tiedon hyödyistä kirjoitin jo erillisen tarinan. Riittääkin sanoa, että se helpottaa niin tekoälyn kuin analytiikkatyökalujen käyttöä, vaikka niiden taidot rakenteettoman tiedon käsittelijöinä mahdollistavat jo monia asioita.

3. Käyttäjät

Vaikka käyttäjät eivät haluaisikaan muutoksia, voidaan työkaluista tehdä houkuttelevia, jolloin muutosta ei huomaakaan. Intuitiiviset käyttöliittymät helpottavat oikeiden valintojen ja prosessien tekemistä. Käyttötarkoitukseen räätälöidyt sovelmat tukevat toimintaa tai yhteinen käyttöliittymä tiedon hakemiseen ja käyttöön mahdollistaa tiedon löytymisen ilman uutta työkalua. Erityisesti siis niille käyttäjille, jotka eivät käytä kyseistä järjestelmää usein.

Toisaalta käyttäjien tukeminen järjestelmiä suunniteltaessa ja erityisesti käyttöönoton yhteydessä on suuri, piilevä voimavara. Järjestelmien hankinta ei voi olla prosessi, johon lähetetään vaatimusluettelo, jota vastaan saadaan tuote. Tuotetta aletaan sitten ihmetellä ostamisen jälkeen. Käyttäjien on sitouduttava toiminnan muutokseen, koska järjestelmien tarkoitus on helpottaa ja tehostaa työtä. Siten resursseja tulee suunnata juuri jalkauttamiseen ja osaamisen kehittämiseen. Tai sitten järjestelmien on oltava niin yksinkertaisia, että kuka tahansa osaa käyttää niitä.

4. Infrastruktuuri

Tietojärjestelmien ympäristöjen kehittäminen ja hallinta ovat muuttuneet jälleen kerran. Virtuaaliset konesalit, palvelimet ja palvelut sekä erilaiset tietoturvaratkaisut ovat joustavampia kuin ennen, vaikka toki edelleen pohjalla on oltava rautaa.

Erilaiset kollaboraatio- ja kehitystyökalut tukevat ketterää kehittämistä ja konseptien viemistä nopeammien tuotantoon. Kun kehitys- ja testausympäristöt muistuttavat lopullista tuotantoympäristöä, voidaan riskejä hallita paremmin, vaikka samalla myös lyhyempiä kehityssyklejä asiakkaan kanssa voidaan hyödyntää. Tämä taas helpottaa käyttäjien tuskaa, kun tiedetään paremmin, mitä on tulossa. Poukkoilevaan ohjaukseen ei pidä alistua, vaan kokonaistavoitteiden on oltava koko ajan selkeänä mielessä.

Johtopäätökset

Edellä kuvattujen ratkaisujen osasten avulla voidaan päästä kohti toimivaa tiedonhallintaa, jossa yhdistyvät selkeät tavoitteet, teknologian mahdollistamat työkalut ja tyytyväiset käyttäjät. Kun johto ohjaa tavoitteiden asettamista ja päättää sopivista työkaluista parhaan tiedon mukaan, on onnistumisen siemen kylvetty.

Lisäksi käyttäjiä pitää tukea ja tarvittaessa ohjata toimimaan yhteisten tavoitteiden mukaan. Heille voidaan myös luoda hyödyllisiä palveluja ja siten tukea tiedolla johtamista läpi organisaation.

Toivottavasti tämä ei ole pelkkää toiveunta, vaan näihin päästään mahdollisimman monessa paikassa. Haastankin sekä tiedonhallinnan tarvitsijat että tarjoajat keskustelemaan näiden visioiden toteutumisesta. Yhteenvetona kuvallinen esitys kokonaisuudesta.

Tämä teos on lisensoitu Creative Commons Nimeä 4.0 Kansainvälinen -lisenssillä.